仕事効率化

「やりたいことがたくさん」をこなす「自己流多動力」を紹介

投稿日:

PC

『やりたいこと・やらなきゃいけないことがたくさん』
なのに時間ばかりが過ぎてしまい、なかなか先へ進まない

 

そんな方の参考になればと思い、「自己流の多動力(多くのタスクをこなす力)」を紹介したいと思います。

 

「自己流多動力」の内容に入る前に

まず、多動力といえば、堀江貴文さんの本で流行した言葉かと思いますが、

それについて書いた記事があります↓

この考え方が大切なポイントの1つであると思っていますので、ぜひ読んでみてください↓

【多動力の本質は不動力】マルチタスクスキルではない

スポンサーリンク



では、私自身の多動力を発揮するポイントを「自己流多動力」として紹介していきます↓

基本1.ToDoリスト作成

①ToDoリストで可視化

まずは、「やること・やらなきゃいけないこと」を可視化しましょう。

ここが分かっていなければ始まりません。

可視化の方法は何でも良いと思います。

「手帳」・「ToDo管理のアプリ(ソフト)」など

【可視化のポイント】

・日頃使用(携帯)しているものにメモ

※確認したい時にすぐに確認できなければ意味がありません

※日頃使用しているものがなければ「雑紙にメモ」でもOK

・思いつく限り列記する

・複雑なタスクについては分解する

 

例を挙げ、今後の説明に使っていきます。

【ToDoリスト・例】

■簡単な業務(日常業務)

■難しい業務(プロジェクト案作成)

・プロジェクト案作成のための資料集め

・資料を読み、まとめる

・スライド作成

■ブログ投稿

■資格試験勉強

■読書

■掃除

■家事

■運動

■メールの返信

 

ここで、すぐにタスクを完了できてしまうものは、

ToDoリストにさえ挙げずに完了してしまうようにします。

これを「2分ルール」として、

例えば、■メールの返信 は、ToDoリストに挙げずに終わらせてしまいます。

『あとで、コレをやらなきゃ』という状態は出来る限り少ない方が良いです。

 

②「Today ToDoリスト」を抽出

次に「今日やるべきこと」を抽出します。

ToDoリスト Today ToDoリスト
■簡単な業務(日常業務)
■難しい業務(プロジェクト案作成)
・プロジェクト案作成のための資料集め
・資料を読み、まとめる
・スライド作成
■ブログ投稿
■資格試験勉強
■読書
■掃除
■家事
■運動
■簡単な業務
■難しい業務(プロジェクト案作成)
・プロジェクト案作成のための資料集め
・資料を読み、まとめる
■ブログ投稿
■掃除
■家事
■運動

このように少しでも項目を絞ります。

「やらないこと」を作り、それについて「今は考えない」を作ることが大切です。

考えることが多すぎると、頭がパニックを起こしてしまいます。

 

ちなみにこの「Today ToDoリスト」は、前日の寝る前に作成しておきます。

③寝る前に「Today ToDoリスト」を作成しておく

寝る前に次の日の「Today ToDoリスト」を作成しておくメリットを挙げます。

メリット1:朝起きてすぐに集中モードに入れる(朝に集中するつもりがない人は不要かも!?)

メリット2:就寝時に「明日、何を作業しよう」という不安がなくなる(よく眠れる)

メリット3:ツァイガルニック効果で無意識に頭の中で生産されている感覚を得られる

※ツァイガルニック効果についてはこちらをどうぞ↓

【心理学】人は○○に引き寄せられる【ツァイガルニック効果・利用例】

 

基本2.いかに集中状態を作るか

仕事の遅い人の特徴の1つに、『何からとりかかろっかなぁ・・・』と

考えている時間が長すぎることが挙げられます。

仕事のスピードを上げるには、「いかに早く集中状態に入るか」が大切です。

 

集中状態に入るポイントは「1点集中に持って行く(近づける)」ことです。

 

やるべきタスクを1点に集中するため、他のことを削除していきます。

基本1.で紹介した「2分ルール」や「やらないことを作る」もその1つです。

 

加えて、集中するためのポイントを2つ???紹介します↓

 

①いつ、どのような時にどのタスクを行うかを決める

どのタスクをいつ、どのような時に行うかが決まっていれば、

「今、何をすべきかに迷う時間」がなくなります。

【実行タスク選択のポイント】

※カッコ内は例

・いつ(起きてすぐ、仕事終わり、寝る前 など)

・場所(自宅、職場、カフェ、電車の中 など)

・作業時間(10分しかない時、1時間以上作業できる時 など)

・疲労度(身体が疲れている時、頭が疲れている時、目が疲れている時 など)

・人(一人でできる、Aさんがいる時 など)

・優先順位(締め切り、重要度)

 

②タスクを減らす(工夫をする)

例えば、「ブログ投稿」を「プロジェクト案」に関連した内容にすることで2つのタスクを

統合することでタスクを減らすことができます。

Today ToDoリスト
■簡単な業務 → 集中できない状態・環境の時に行う
■難しい業務(プロジェクト案作成) → 集中できる状態・環境の時に行う (朝起きてすぐ・休日の朝食後・帰宅後)
・プロジェクト案作成のための資料集め
・資料を読み、まとめる(ブログ投稿する)
■ブログ投稿
■掃除  → デスクワークに疲れた時の休憩ついでに1
■家事  → 料理(時間に合わせ)、食器洗い(タスクを溜めずにすぐ片付ける)
■運動  → デスクワークに疲れた時の休憩ついでに2

 

このように決めてあると、「今はこれに集中すべき」ということが明確になり、

無駄に「何をしようか・・・」と過ごす時間をなくせます。

 

基本3.生産スピードを上げる

ここでは、生産スピードを上げるポイントを2つ話します。

①完璧主義ではなく完了主義に

質を求め、自分の中の100点を目指そうとすると、

非常に労力(時間)を要します。

つまり、完璧主義は生産性を下げます。

 

例えば、

「0点→80点」にする労力が50で、

「80点→100点」にする労力も50とします。

 

すると、

「0点→80点」のタスクが2つで労力100

しかし、

「0点→80点→100点」でも労力は50+50=100となります。

同じ労力100で「80点のタスクを2つ完了」するか「100点のタスクを1つ完璧にこなす」か

といったイメージです。

 

やりたいことがたくさんあるのであれば、

絶対的に完了主義にしなければ量をこなせません。

次々とタスクを完了させていくスピードが重要になります。

 

完璧主義が「生産性低下」「先延ばし」になる。という話の過去記事もどうぞ↓

【先延ばし】完璧主義・自己批判が原因に!!

 

②考え事(頭の中)で生産する

仕事のスピードアップに「考え事(頭の中)で生産する」ことがオススメです。

詳しくは過去記事で↓

【考え事革命】頭の中で作業する【生産性アップ】

 

 

まとめ

「やりたいことがたくさん」をこなす「多動力」を発揮するための

3つの基本とポイントをまとめます

基本1.①ToDoリストで可視化 → ②Today ToDoリストで絞る(③前日の寝る前に作成)

基本2.集中状態を作る (①タスクをいつやるか決める・②タスクを減らす工夫をする)

基本3.生産スピードを上げる(①完了主義に ②頭の中で生産する)

 

 

関連記事・参考記事

【タスク管理】GTDについて:5つのステップで生産性アップ

スポンサーリンク


-仕事効率化

Copyright© 起業理学療法士の道 , 2019 All Rights Reserved Powered by STINGER.