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【タスク管理】GTDについて:5つのステップで生産性アップ

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こんにちは。起業理学療法士の西島紘平です。

今日は、「タスク管理」についてGTDのご紹介です。

タスク管理がなかなか上手くいかない方是非参考にしてみてください。

ToDoリストのレベルアップバージョンのようなものです!!



 

GTDとは

 

仕事

GTD(Getting Things Done;“仕事を成し遂げる”)はデビッド・アレン氏が提唱したタスク管理の方法です。
5つのステップで構成されています

1.収集 ~外に出す~

 

頭の中のすべてを頭の外に出し集めます。
「やらなければならないこと」「気になっていること」を紙など(inbox)に書き出します。
※in box:アイデアやタスク発生時に一時的に保存する場所

気になることを頭の中に溜め込んでしまっていると、脳のリソースを無駄遣いしてしまいます。頭の外に出すことで、脳をクリアな状態にすることができます。重要なのは、すべて書き出すことです。

【 in box 】の例

・書類受け

・手帳、ノート、メモ帳

・メールソフト

・ToDoアプリ

ポイント1:これらのin boxの数は最小限に

ポイント2:定期的に空にする(最低、週に1度)

2.処理 ~見極める~

 

inboxにあるものを、分類しリスト化します。

「処理」では、行動の必要の有無と、その「具体的な行動は何か」を明らかにしていきます。

『これは何か?』『今、行動を起こす必要があるか?』と自問します。

ポイント:inboxには戻さない。

No.「今、行動しなくてよい」

・不要なもの → ゴミ

・いつかやる、多分やる → 【いつかするリスト】

・資料として必要となる情報 → 【資料リスト】

Yes.「行動すべき」

・2分以内でできること → 今すぐやる ※2分ルール

・自分でしなくて良いこと → 誰かに任せる

・今すぐしなくて良いこと → 【カレンダーリスト】

・複雑なもの → 【プロジェクトリスト】

複雑:2つ以上のタスクが含まれている

2分ルール:「大体2分くらいでできることは今すぐ片付ける」というルール。小さなタスクが一気に片付きます。

(リストへ分類することも頭を使うのでやってしまう方が楽という気持ちで済ましてしまいやすい)

 

3.整理 ~加工する~

「処理」したものを、いつでも使える形に変換するステップ。処理と密接に関係する。

リストを自身がスケジュール管理に使っているツール(アプリや手帳など)に入れ込む。

下記を例に整理する

・プロジェクト

・所要時間

・人

・大まかな締め切り

・ジャンル、カテゴリ

※GTDでのプロジェクトの定義は、「1年以内に達成可能で、複数の行動ステップが必要な”目標・望んでいる結果”」

プロジェクトの例:「売上を〇〇円上げる」(←そのためには、複数の行動が必要)

4.レビュー ~見直す~

 

「1.収集」「2.処理」「3.整理」のステップを回し、最低、週に1回は見直し修正する。

(毎日リストを使いこなし、常に最新の状態に更新しておくことがベスト)

【 見直しの例 】

・新規タスクの追加

・タスクの優先順位の確認

・タスクのやり忘れはないか

・タスクの削除

・GTDシステム自体を見直す

※これをしないと、GTDは機能しなくなる。

5.実行 ~行動する~

 

行動

下記の例を参考に、適切な行動を選択して実行します。

・使える時間

・状況、環境

・エネルギー

・優先順位

何をやるべきか、ここまでのステップで考えつくされているので、実行してタスクを完了させるだけに注力できます。余計なことを考える必要はありません。頭の中をクリアにして行動することが出来るようになります。

 


 

GTDは実践してみると分かると思いますが、最後に書いたように、頭がクリアになり今やるべきことに集中できるようになります。余計な考えが頭に浮かんだ際、それはすぐに頭の外(inbox)に出してしまうことでいつまでも頭の中に固執することがなくなります。

 

GTDについて、もっと詳しく知りたい方は、David Allenの本をどうぞ↓

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